Medarbeiderundersøkelser og organisasjonsutvikling

Hva er en arbeidsmiljøundersøkelse?
En arbeidsmiljøundersøkelse er en kartlegging av arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Enten i en del av, eller i hele bedriften. Her snakker vi om det mellommenneskelige arbeidsmiljøet, ikke det fysiske miljøet.

Hva kan man finne ut gjennom en arbeidsmiljøundersøkelse?
For å si noe om dette må man først si noe om hva arbeidsmiljø er. Her støtter vi oss på forskning og faglitteratur. Arbeidsmiljøet påvirkes av mange faktorer, som bl.a. ledelse, sosialt samspill, opplevelse av kontroll, arbeidsmengde. Ved å finne ut hvordan de ansatte opplever disse faktorene kan vi si noe om tilstanden på arbeidsmiljøet.

Hvordan foregår det?
En arbeidsmiljøundersøkelse er egentlig en prosedyre som bør inneholde fire trinn. Først forankring hos oppdragsgiver. Kunden må ville dette, og må vite hva som skal skje og hvorfor. Deretter informasjon til alle ansatte. Så gjennomføres selve informasjonsinnsamlingen. Det skjer som oftest ved hjelp av spørreskjema, gjerne distribuert på e-post. Når informasjonen er samlet inn og analysert, kommer kanskje den viktigste delen og det er tilbakemeldingen av resultatene til de som har deltatt i undersøkelsen. Om dette gjøres på en god måte vil det gi nyttig læring til organisasjonen.

Dette er selvfølgelig tidkrevende og det koster penger, men det verste en kan gjøre i en organisasjon er jo å kjøre undersøkelsen og så legge resultatene i en skuff. Da er jo hele vitsen med undersøkelsen borte.

På hvilken måte skjer tilbakemeldingen?
Tilbakemeldingene skjer i møter med ledere på ulike nivåer hos kundebedriftene. Vi har nøye kvalitetssikrede rutiner på hvordan våre rådgivere gjennomgår resultatene for å sikre maksimal nytte av undersøkelsene.

Hvem bruker dette?
Det er veldig mange, alt fra bedrifter med en håndfull ansatte, og helt opp til svære konsern på mange tusen ansatte.

Hvem burde bruke dette?
Arbeidsmiljøloven sier at arbeidsgiver plikter å sørge for et godt arbeidsmiljø i bedriften. En slik undersøkelse er et godt verktøy for arbeidsgiver. Den får frem konkret informasjon som arbeidsgiver kan bruke. Og hele prosessen gir de ansatte viktig kunnskap om eget arbeidsmiljø.

Er det noen situasjoner spesielt der man burde benytte dette?
Nei, det beste er å kjøre en undersøkelse med faste mellomrom uten at det har oppstått noen spesiell situasjon.

Det har vært skrevet en del i media i det siste om negative opplevelser knyttet til arbeidsmiljøundersøkelser. Når bør man ikke bruke arbeidsmiljøundersøkelser?
I tilfeller der man vet eller har mistanke om at det foreligger en konfliktsituasjon eller en annen mellommenneskelig negativ arbeidsmiljøsituasjon bør man heller bruke andre tilnærminger for å gå inn i problemstillingen: samtaler med partene, faktaundersøkelser, etc.  

Hvilken type spørsmål bruker man i en arbeidsmiljøundersøkelse?
Spørsmål av typen ”Er det fastsatt klare mål for din jobb?”, eller ” Om du trenger det, kan du få støtte og hjelp i ditt arbeid fra din nærmeste leder?” , og så kan en gjerne velge mellom alternative svar som en krysser av for.

Det finnes jo mange spørreskjema som har vært brukt opp igjennom. Mange av dem med høyst varierende kvalitet. Det har egentlig ikke vært noen ”gullstandard” før QPS-Nordic kom på banen for en del år siden. QPS Nordic er et generelt spørreskjema for psykologiske og sosiale faktorer i arbeidslivet som er utviklet av en gruppe nordiske eksperter på oppdrag fra Nordisk Råd. QPS er en metodikk hvor spørsmålene er faglig gjennomarbeidet og nøye uttestet. MTM (Medarbeider Tilfredshet Monitorering), det spørreskjemaet som vi nå bruker i Hjelp24, bygger på QPS.

Et godt spørreskjema må inneholde spørsmål som har god validitet og god reliabilitet. Validitet vil kort fortalt si at vi får svar på det vi spør om. Det finnes god statistisk metodikk på hvordan vi skal få til det. Reliabilitet handler om hvorvidt spørsmålene oppfattes likt over tid. Også her finnes det gode statistiske metoder. Dette er to krav som må oppfylles for at vi skal kunne si at vi har et godt spørreskjema, og det er ganske krevende å få dette til.

Finnes det flere varianter/ måter å gjennomføre en arbeidsmiljøundersøkelse?
Spørreskjema er en metode og allerede her kan en jo skille mellom anonym og ikke anonym kartlegging, for eksempel. Det går også an å bruke intervjuer og workshops av forskjellige typer. Problemet med de metodene er at de fort blir veldig tidkrevende og følgelig veldig dyre. Spørreskjema er en ganske kostnadseffektiv metode, i alle fall når antall ansatte begynner å overstige 15 til 20 personer.

Hva er som regel ansattes reaksjon på disse undersøkelsene?
Her er det stor variasjon. Ansatte kan være redde for å svare, de kan være redde for at dette skal føre til konflikter på arbeidsplassen osv. Men, en reaksjon som er ganske vanlig er gjenkjennelse. De sier at ”ja det er jo sånn det er her…”. Det er en god attest å få, at vi faktisk klarer å få frem virkeligheten. Og, det krever et godt kartleggingsverktøy, noe vi i Hjelp24 har i MTM.

Hva er det viktigste med arbeidsmiljøundersøkelser?
Det viktigste er at undersøkelsen gjennomføres på en god måte, med gode verktøy. Da vil en få en oversikt over sterke og svake sider ved arbeidsmiljøet. Disse kan tas opp, snakkes om og gjøres noe med. Dette i seg selv er god ledelse og vil oppleves som positivt for både ledere og ansatte.

Hva burde man gjøre etterpå?
Jeg er jo psykolog så jeg må jo svare ”snakk om det!” En undersøkelse er jo ingenting verd i seg selv. Det er informasjon og kunnskapsoverføring som er viktig. Det at kunden får kunnskap om arbeidsmiljøet, og at resultatene meldes tilbake til de ansatte som har vært med på den. At de ansatte er med på å påvirke hvordan en skal tolke dem og hva som kan/bør gjøres fremover for å eventuelt endre på sider ved arbeidsmiljøet som de opplever som ugreie. Vi opplever ofte at gjennomføring av MTM og tilbakemeldinger gir ledere og ansatte en terminologi eller et språk som gjør dem i stand til å gripe fatt i saker og ting som ikke er som de bør være på arbeidsplassen.

Kommer det ofte frem overraskende ting, eller er som regel ledelsen klar over de tingene som vises?
Ledere vet egentlig ganske mye, men samtidig er det overraskende hva de ikke vet. Det hender at det kommer overraskelser. En gang fant vi et helt nivå i organisasjonen som ledelsen ikke ”visste om”. Det medførte ganske artige ting.

Hvilke typer bedrifter benytter dette?
Bedrifter som tar HMS på alvor. Det burde flere arbeidsgivere gjøre.

Hva er mest kontroversielt innenfor dette feltet i dag?
Det er flere ting. Anonymitet er en gjenganger, altså om respondentene skal være anonyme eller ikke. "Hva er vitsen med slike undersøkelser?" og "Kan de gjøre vondt verre?" er andre temaer som kan komme opp.

Har det skjedd store endringer i måten å jobbe på de siste 20 årene?
Jeg tror nok at det å få en slags gullstandard som QPS, gjorde at vi nå vet mer om hva som er en kvalitativt god undersøkelse, og hva som da ikke er det. En annen ting, som vi egentlig har visst om lenge, er nok viktigheten av å gi kunden kunnskap om hva arbeidsmiljø er. Dette at det er ikke nok bare å kjøre en undersøkelse og så gi kunden rapportene. Det er ikke god nok jobbing.

Hva er spesielt med MTM i forhold til andre arbeidsmiljøundersøkelser?
Vi har data på hvordan over 65 000 norske arbeidstakere opplever sin arbeidshverdag. Dette er et unikt referansegrunnlag. Gjennom stadig fornying i mer en ti år har man også klart å lage et visuelt tilbakemeldingsformat som brukerne opplever som nyttig.